Persondatapolitik

Den Sociale Retshjælps Fond er dataansvarlig for de oplysninger, som du har angivet i din kontakt med os. Vi behandler personoplysninger med respekt for den enkeltes integritet og i overensstemmelse med EU's Databeskyttelsesforordning (GDPR), Databeskyttelsesloven og anden relevant lovgivning. Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan vi indsamler, anvender, opbevarer og beskytter personoplysninger.

Kontaktoplysninger

  • Den Sociale Retshjælps Fond
  • CVR-nr.: 35499148
  • Adresse: Augustenborggade 2, 8000 Aarhus C
  • Telefon: 70 22 93 30
  • E-mail: jujo@socialeretshjaelp.dk

Organisationen er dataansvarlig for de personoplysninger, som vi behandler.

Hvem omfatter politikken?

Politikken gælder blandt andet for:

  • Borgere, der modtager støtte eller rådgivning fra organisationen. Dette gælder alle vores rådgivningstilbud
  • Medarbejdere, herunder frivillige, praktikanter, lønnede ansatte og DSRF's bestyrelse
  • Samarbejdspartnere
  • Borgere og virksomheder, der har støttet vores organisation f.eks. gennem donationer
  • Tilskudsgivere

 

Formål med databehandlingen

Vi indsamler og behandler persondata ud fra forskellige formålet. Hvad vi behandler, afhænger af, om du får rådgivning, er samarbejdspartner, har givet os støtte eller blot besøger vores hjemmeside. Vi behandler oplysninger med henblik på at: 

  • Levere støtte og vejledning
  • Bidrage til resocialisering og reintegration
  • Formidle kontakt til offentlige myndigheder og samarbejdspartnere
  • Dokumentere projektaktiviteter over for tilskudsgivere
  • Overholde lovgivningsmæssige krav
  • Beskytte borgere, medarbejdere og samarbejdspartnere

Fortrolighed og behandlingsgrundlag

Alle rådgivere, ansatte og bestyrelsesmedlemmer er underlagt tavshedspligt vedrørende oplysninger om borgere og deltagere. Vi kan kræve underskrift af særskilte fortrolighedserklæringer, hvis vi finder det nødvendigt i den enkelte situation.

Vi behandler personoplysninger på følgende grundlag:

  • Samtykke: Når du giver samtykke til en bestemt behandling.
  • Legitime interesser: Når behandlingen er nødvendig for vores legitime arbejde med støtte og sociale aktiviteter.
  • Retlig forpligtelse: Når lovgivning kræver behandling eller opbevaring.
  • Følsomme oplysninger: behandles alene, når 1) du har givet udtrykkeligt samtykke, 2) behandlingen er nødvendig af hensyn til væsentlige samfundsinteresser, 3) eller anden lovlig undtagelse i databeskyttelseslovgivningen finder anvendelse.

Fortrolige oplysninger må ikke videregives til uvedkommende. Vi videregiver kun oplysninger, når det er nødvendigt og lovligt. Videregivelse sker som udgangspunkt med samtykke eller andet lovligt behandlingsgrundlag.

Oplysninger kan eksempelvis deles med:

  • Danmarks Fængsler
  • Kommuner
  • Jobcentre
  • Socialforvaltninger
  • Behandlingsinstitutioner
  • Uddannelsesinstitutioner
  • Boligsociale aktører
  • Revisor, bogholder og tilskudsgivere
  • IT-leverandører og databehandlere

Hvilke oplysninger behandler vi?

Afhængigt af vores aktiviteter kan vi behandle nedenstående oplysninger:

  • Navn
  • Adresse
  • Telefonnummer
  • E-mailadresse
  • Fødselsdato
  • Køn
  • Kontaktpersoner
  • Kontooplysninger, hvis du sender en donation
  • CPR-nummer, hvis man ønsker at få sin donation indberettet til SKAT

Hvor det er nødvendigt for vores sociale indsatser, kan vi behandle oplysninger om:

• Boligforhold
• Beskæftigelse
• Uddannelse
• Økonomiske forhold
• Familiesituation
• Misbrugsproblematikker
• Netværksforhold

Når det er nødvendigt for organisationens arbejde med målgruppen, kan vi behandle oplysninger om:

  • Afsoningsforhold
  • Tilknytning til Danmarks Fængsler
  • Prøveløsladelse
  • Resocialiseringsforløb
  • Domsrelaterede oplysninger

Disse oplysninger behandles alene, når det er nødvendigt, lovligt og relevant for organisationens arbejde.

I særlige tilfælde kan vi behandle:

  • Helbredsoplysninger
  • Oplysninger om psykisk sårbarhed
  • Handicapforhold
  • Misbrugshistorik

Sådanne oplysninger behandles kun, når der foreligger et lovligt behandlingsgrundlag og et konkret behov.

Hvordan vi beskytter dine data

Vi beskytter personoplysninger gennem:

  • Adgangsbegrænsning
  • Stærke adgangskoder
  • Krypterede systemer hvor relevant
  • Løbende sikkerhedsvurderinger
  • Oplæring af frivillige og medarbejdere

Kun personer med et sagligt behov har adgang til oplysninger.

Opbevaringsperiode

Vi opbevarer kun oplysninger så længe, det er nødvendigt. Som udgangspunkt opbevarer nedenstående oplysningstyper i de dertilhørende opbevaringsperioder. Dog sletter vi oplysninger inden opbevaringsperioderne slutter, når vi vurderer, at vi ikke længere har behov for dem - eller ikke har en legitim grund til at opbevare dem.

Oplysningstype: Opbevaringsperiode
Borgersager: Optil 5 år efter sidste kontakt
Personaleoplysninger: 2 år efter ophør
Regnskabsmateriale: I henhold til gældende bogføringsregler
Samtykkeerklæringer: Så længe samtykket er relevant

Billeder og medier

Vi kan anvende billeder og video fra arrangementer. Ved offentliggørelse af portrætbilleder eller identificerbare billeder indhentes normalt samtykke. Ingen billeder offentliggøres, hvis dette kan udsætte personen for risiko eller stigmatisering. Man kan desuden trække sit samtykke tilbage. Læs mere nedenunder.

Dine rettigheder - tilbagetrækning af samtykke

Du har ret til:

  • Indsigt i dine oplysninger
  • Berigtigelse af urigtige oplysninger
  • Sletning i visse tilfælde
  • Begrænsning af behandling
  • Indsigelse mod behandling
  • Tilbagetrækning af samtykke
  • Dataportabilitet, hvor reglerne giver mulighed herfor. Dataportabilitet er retten til at modtage og overføre sine egne personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden i et struktureret, maskinlæsbart format uden hindring.

Henvendelse kan ske til organisationen via kontaktoplysningerne ovenfor.

Håndtering af databrud

Hvis der sker et brud på persondatasikkerheden, vil organisationen:

  • Undersøge hændelsen hurtigst muligt
  • Begrænse skaden
  • Dokumentere hændelsen
  • Anmelde bruddet til Datatilsynet, hvis reglerne kræver det
  • Underrette de berørte personer, hvis der er høj risiko for deres rettigheder og frihedsrettigheder

Hvis du ønsker at klage

Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, kan du kontakte os.

Du har også ret til at klage til:

Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
www.datatilsynet.dk